Qué pedirle a un software de administración de alquileres

Cuándo una planilla deja de alcanzar

Las señales son siempre las mismas: el día 1 se va entero en mandar avisos de pago; alguien pregunta "¿cuánto le debo?" y hay que reconstruirlo; una actualización por ICL se aplicó un mes tarde; dos personas del equipo editaron la misma celda; un propietario discute una liquidación porque no se entiende de dónde salió el neto. Cada una se arregla con horas. Juntas, se arreglan con un sistema.

Lo mínimo que tiene que resolver

1. Una cuenta mensual por contrato, con dos lados

Cada mes de cada contrato tiene que mostrar, por separado, lo que paga el inquilino (alquiler, expensas si corresponde, punitorios, gastos) y lo que recibe el propietario (alquiler cobrado, menos honorarios, menos sus gastos). Si el sistema mezcla los dos lados en una sola columna, las liquidaciones salen mal. Leé cómo se arma la liquidación.

2. Honorarios con base explícita

Porcentaje o monto fijo, calculado sobre lo efectivamente cobrado, con la base a la vista. Y que un gasto que pagó el inquilino por cuenta del propietario no cambie el alquiler ni los honorarios.

3. Actualizaciones por índice en la fecha correcta

El sistema tiene que saber qué índice y qué frecuencia usa cada contrato, tomar el valor oficial (BCRA para el ICL, INDEC para el IPC) y aplicar el ajuste el día que corresponde, sin que nadie se acuerde. Si te deja cargar un monto acordado en lugar del calculado, mejor. Leé la guía de actualización.

4. Comprobantes numerados, en PDF, que no se editan después

Recibo para el inquilino y liquidación para el propietario, con el logo y los datos de la inmobiliaria, un número correlativo y un enlace para compartirlos. Si hay que corregir un mes, el comprobante anterior se anula y se emite otro: nunca se edita uno emitido.

5. Personas, propiedades y contratos relacionados

Una persona puede ser propietaria de una cosa e inquilina de otra. Desde cualquier ficha tenés que llegar a sus contratos, sus pagos, sus documentos y su historial, sin buscar en carpetas.

6. Equipo con roles

Quien carga pagos no necesita ver el balance de la inmobiliaria ni cambiar la configuración. Como mínimo: administrador y operador.

Lo que debería hacer solo

Hasta hace poco, "sistema" quería decir una base de datos ordenada. Hoy se le puede pedir que haga el trabajo repetido:

• Cargar un contrato desde el PDF o las fotos. La IA lee personas, DNI, propiedad, fechas, alquiler, índice y cuenta de cobro, y vos solo confirmás. Carga de diez contratos: una tarde, no una semana.
• Mandar los avisos sin que nadie los escriba. Aviso de pago el día 1, recordatorio después del vencimiento, aviso de aumento una semana antes de cada actualización. Solo a quien todavía no pagó.
• Responder por WhatsApp. Registrar un pago mandando el comprobante, preguntar quién no pagó, liquidar a un propietario desde el chat. Y que el inquilino pueda pedir su recibo o los datos para transferir sin llamar.
• Abrir el mes solo. Cada contrato arranca su cuenta el día 1 con el alquiler vigente y los conceptos recurrentes ya cargados.

Hay que exigir, eso sí, que todo lo que mueva plata pida confirmación antes, y que lo demás se pueda deshacer.

Datos, seguridad y salida

• Separación por inmobiliaria. Nadie de otra inmobiliaria puede ver tus datos, ni por error.
• Copias de seguridad automáticas y conexiones cifradas. Preguntá dónde se alojan los datos y quién los procesa.
• Exportación. Si mañana te vas, tus contratos, personas y movimientos tienen que salir en un formato que puedas abrir.
• Historial. Quién cargó qué y cuándo. Un cobro editado sin rastro es un problema a futuro.
• Precio claro. Por cantidad de contratos activos, sin cobrar por los finalizados, y con una prueba suficiente para pasar un cierre de mes completo.

Lista para comparar

Copiá esta tabla y completala con cada opción que estés evaluando. Para renta.ar la completamos nosotros; la columna "Planilla" es lo que suele pasar con Excel o Google Sheets.

Preguntas frecuentes